Напевно, тільки ледача публічна людина не говорила про те, як важливо планувати робочий час, щоб більше встигати, багато заробляти і взагалі бути «кращою версією себе». Але чомусь все одно ми стикаємося з простроченими дедлайнами, невиконаними або зробленими неправильно завданнями. Фахівеці у сфері маркетингу поділилися своїми методами, які допоможуть ефективно організувати робочий час співробітників, будувати комунікацію і ставити завдання, щоб їх виконали правильно, інформує gazetapo.lviv.ua.
Приберіть усе зайве
Тайм-менеджемент. Слово дуже зручне: "Я зовсім не повільно і погано працюю, у мене проблеми з тайм‑менеджментом".
Рецепт простий — прибрати все зайве. Видаліть і відключіть увсе, що вам не потрібно. Щоб більше встигати, не треба 25 годин на добу, треба просто витрачати менше часу на непотрібні речі.
Необхідно часто спілкуватися по роботі — зведіть всі листування в один месенджер і ніколи не заходьте в інші. Ви розробник? Ні? Тоді навіщо вам більше одного браузера? Вам точно потрібно три однакових додатки для редагування тексту? Ну і так далі.
У роботі з потоку можуть вибити кілька речей, які відбуваються регулярно: повідомлення в месенджері, вхідні листи на пошті, людина, що зайшла в кабінет, дзвінок телефону. У такому разі можна звести все спілкування в Telegram, відключити повідомлення з усіх чатів, заархівував всі канали — так ви самі вирішите, коли у вас є час на відповіді. На пошті відпишіться від усіх розсилок, крім 5-6 найпотрібніших і т. д.
Рецепт простий і очевидний, але, як показує практика, застосовується далеко не завжди і не всіма, у кого є «проблеми з тайм‑менеджментом».
Застосовуйте фоллоу-апи
Хоч збори і відволікають людей від роботи, але все ще є найзручнішим способом донести нову інформацію відразу до великої кількості людей, обробити заперечення і дати відповіді на питання, які відразу почують всі.
Але як зробити збори ефективними? Особливо, коли вони проводяться на 20-50 осіб і немає можливості переконатися, що всі уважно слухають
Найпростіший і дієвий спосіб — на самому початку попросити кожного вести фоллоу-ап. Тобто тезисно записувати все, що здасться важливим. А відразу після зустрічі скинути текст особисто вам на пошту або в месенджер.
Для доповідача такий метод дозволяє, по-перше, відразу побачити, хто і як сприймає інформацію. А по-друге — отримати моментальний фідбек: чи зайшли основні меседжі аудиторії, чи свої навички виступів потрібно ще прокачувати.
Ну і звичайно, фоллоу-апи допомагають виконати основне завдання зборів — зробити так, щоб кожен дійсно почув і запам'ятав важливу інформацію.
Правильно оцінюйте час, необхідний для виконання завдання
Спочатку здається, що правильно оцінити час, необхідний на виконання будь-якого завдання, неможливо. Трохи пізніше можна переконатися на практиці, що це дійсно так.
З цієї причини оцінка кожного завдання — різновид захисту диплому. Співробітник каже, скільки годин він планує витратити на виконання, а керівник або погоджується, або просить обґрунтувати, чому потрібно так багато або так мало часу.
Саме при такому "захисті" (якщо він не проводиться для галочки і керівник розбирається в тому, що робить співробітник) оцінка завдання дійсно має сенс.
Різні люди оцінюють свою роботу по-різному. Хтось завищує планку і набирає купу завдань, виділяючи для кожної в рази менше часу, ніж доведеться витратити. Хтось, навпаки, перестраховується і закладає в кожне завдання час на форс‑мажори і «на подумати».
Хороший керівник повинен задавати правильні питання:
- Чому на виконання цього завдання вам потрібно Х годин?
- Давайте ще раз перечитаємо умови завдання і методи їх виконання. Ви впевнені, що все правильно зрозуміли і врахували?
- Якщо ви виконуєте таке завдання вперше, чи виділили ви час на ознайомлення?
І безумовно, завжди добре, коли в компанії є кілька співробітників, що виконують однотипні завдання. Керівнику можна орієнтуватися на середній показник, розрахований на основі оцінок співробітників.
Використовуйте чек-листи
Уявіть, що у вас є завдання для співробітника. І звучить воно якось так: "самостійно запусти таку‑то нову послугу". У співробітника є три варіанти виконання такого завдання:
Щоб співробітник, беручись за завдання, не зробив занадто мало або забагато, використовуйте чек‑лист — нумерований список кроків, які потрібно виконати, щоб досягти результату. Особливо корисно застосовувати чек-листи, якщо ви не впевнені, що співробітник на 100% розуміє, як виконувати таке завдання, — наприклад, він просто раніше нічого такого не робив. Якщо лінь розписувати, готуйтеся до варіантів № 1 і № 2. Будете доробляти потім, або співробітник витратить свій час і час команди на зайві дії.